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Die Vorbereitung der Dokumente ist ein entscheidender Schritt im Digitalisierungsprozess, der oft unterschätzt wird. Bevor Dokumente gescannt oder digitalisiert werden, müssen sie in einen Zustand gebracht werden, der eine hohe Scanqualität und die bestmögliche Schonung des Materials gewährleistet. Dieser Schritt ist besonders wichtig, um Schäden an den Originalen zu verhindern und um sicherzustellen, dass die digitalisierten Versionen lesbar, vollständig und von hoher Qualität sind.

Die Dokumentenvorbereitung variiert je nach Art des zu digitalisierenden Materials, wie z. B. Akten, Bücher, historische Manuskripte, Fotografien oder großformatige Dokumente. Im Folgenden sind die zentralen Schritte und Überlegungen für die Vorbereitung von Dokumenten für die Digitalisierung aufgeführt.

1. Zustandsbewertung des Materials

Bevor ein Dokument gescannt wird, ist es wichtig, seinen physischen Zustand zu überprüfen. Dieser Schritt ist besonders relevant für ältere oder empfindliche Dokumente, wie historische Manuskripte, handschriftliche Akten oder beschädigte Bücher.

a. Physische Integrität prüfen

• Risse und Beschädigungen: Sind die Dokumente oder Seiten beschädigt (z. B. eingerissen, gefaltet, zerknittert oder zerfetzt)? Diese Schäden sollten vor dem Scannen behoben werden, da sie sonst die Lesbarkeit und Qualität des Scans beeinträchtigen könnten.
• Falten und Knicke: Seiten mit Falten oder Knicken sollten geglättet werden, um einen gleichmäßigen Scan zu gewährleisten. Dies kann oft durch vorsichtiges Glätten mit den Händen oder das Verwenden eines leichten Gewichts erreicht werden.
• Verfärbungen und Flecken: Historische Dokumente neigen dazu, sich im Laufe der Zeit zu verfärben oder Flecken zu entwickeln. Obwohl Verfärbungen nicht entfernt werden können, sollte sichergestellt werden, dass sie den Scanvorgang nicht beeinträchtigen (z. B. durch Reinigung oder Ausbesserung).

b. Beschädigte Seiten oder Bindungen

Wenn ein Buch, Manuskript oder gebundene Dokumente beschädigt sind, muss überlegt werden, ob das Material konservatorische Maßnahmen benötigt. Fragile Dokumente sollten von erfahrenen Konservatoren vorbereitet oder repariert werden, um sicherzustellen, dass sie während des Scanvorgangs nicht weiter beschädigt werden.

2. Reinigung der Dokumente

Eine gründliche Reinigung der Dokumente ist notwendig, um sicherzustellen, dass Schmutz, Staub oder andere Partikel die Scanqualität nicht beeinträchtigen. Verunreinigungen können zu Flecken, Verzerrungen oder unscharfen Bereichen im Scan führen.

a. Staub und Schmutz entfernen

• Trockenreinigung: Verwenden Sie spezielle antistatische Bürsten, Mikrofaser- oder Baumwolltücher, um Staub und lose Partikel von den Dokumentenoberflächen zu entfernen. Dies ist besonders wichtig bei alten Dokumenten, die möglicherweise lange in Archiven oder ungünstigen Bedingungen gelagert wurden.
• Druckluft oder Blasebalg: In einigen Fällen kann auch Druckluft oder ein Blasebalg verwendet werden, um Staubpartikel sanft von den Dokumenten zu pusten, ohne das Material zu beschädigen.

b. Umgang mit empfindlichem Material

• Schutzkleidung: Um zu verhindern, dass Öle von den Händen auf das Papier übertragen werden, sollten Handschuhe aus Baumwolle oder Latex getragen werden, insbesondere bei empfindlichen historischen Dokumenten.
• Säurefreies Papier: Fragile oder beschädigte Dokumente können während der Bearbeitung mit säurefreiem Papier gestützt oder gesichert werden, um die Belastung während des Scans zu reduzieren.

3. Entfernung von Klammern, Heftklammern und Büroklammern

Vor dem Scannen sollten alle metallischen Befestigungen wie Klammern, Heftklammern oder Büroklammern entfernt werden, da sie Schatten oder Verzerrungen auf den Scans verursachen können. Zudem besteht die Gefahr, dass sie das Papier beschädigen, wenn sie durch den Scanner gezogen werden.

• Heftklammerentferner: Verwenden Sie ein spezielles Werkzeug zum Entfernen von Heftklammern, um das Risiko zu minimieren, dass Seiten während des Vorgangs reißen.
• Bindungen lösen: Wenn Dokumente in Ordnern oder gebundenen Berichten enthalten sind, sollten sie, falls möglich, vorsichtig auseinandergebunden werden, um flache Scans zu ermöglichen.

4. Sortierung und Organisation der Dokumente

Vor dem Digitalisierungsprozess sollten die Dokumente sortiert und organisiert werden, um eine effiziente Verarbeitung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Reihenfolge der Seiten korrekt bleibt.

a. Dokumente nach Kategorien sortieren

• Nach Typ: Gruppieren Sie ähnliche Dokumente, z. B. nach Kategorie (Akten, Manuskripte, Briefe, Rechnungen) oder Format (A4, A3, kleinformatige Notizen).
• Chronologische Reihenfolge: Insbesondere bei Akten und Archiven ist es wichtig, Dokumente in der richtigen zeitlichen Reihenfolge zu scannen, um den Kontext zu bewahren.

b. Dokumente etikettieren

Jedes Dokument oder jeder Stapel sollte mit einer eindeutigen ID oder Beschriftung versehen werden, um sicherzustellen, dass keine Seiten verloren gehen und dass die Dateien nach der Digitalisierung korrekt identifiziert werden können. Diese IDs können später bei der Erfassung von Metadaten und der Organisation der digitalen Dateien verwendet werden.

5. Planung von großen oder gebundenen Dokumenten

Wenn gebundene Dokumente wie Bücher oder Magazine digitalisiert werden sollen, ist besondere Sorgfalt erforderlich, um die Bindung nicht zu beschädigen und die bestmögliche Scanqualität zu erzielen.

a. Entscheidung über das Scannen der Bindung

• Schonendes Scannen: In vielen Fällen ist es möglich, Bücher mithilfe von Buchscannern zu scannen, die das Buch in einem bestimmten Winkel halten und die Seiten einzeln scannen, ohne die Bindung zu beschädigen.
• Entfernen der Bindung: Wenn eine schonende Digitalisierung nicht möglich ist oder wenn die Bindung ohnehin beschädigt ist, kann das Buch auseinandergebunden und als lose Seiten gescannt werden.

b. Planen von Großformat-Scans

Für großformatige Dokumente wie Karten, Plakate oder Pläne sollten Sie spezielle Großformatscanner verwenden. Es kann notwendig sein, diese Dokumente vor dem Scannen vorsichtig auszurollen oder zu glätten.

6. Vorbereitung für Texterkennung (OCR)

Wenn die gescannten Dokumente mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) in durchsuchbaren Text umgewandelt werden sollen, müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein, um die Genauigkeit der Texterkennung zu maximieren.

a. Dokumentenlesbarkeit sicherstellen

• Klarer und kontrastreicher Text: Dokumente mit klarem, kontrastreichem Text (z. B. Schwarz auf Weiß) sind ideal für OCR. Verblasste Dokumente oder handschriftliche Notizen können die Texterkennungsrate verringern.
• Korrektur von Schräglagen (Deskewing): Stellen Sie sicher, dass die Dokumente gerade ausgerichtet sind. OCR-Systeme haben Schwierigkeiten, schiefe oder gekippte Textzeilen korrekt zu erkennen.

b. Vorbereitung für mehrsprachige OCR

Wenn das Dokument mehrsprachigen Text enthält, sollten Sie sicherstellen, dass die OCR-Software auf die entsprechenden Sprachen eingestellt ist. Dies ist besonders wichtig bei der Digitalisierung historischer Dokumente, die mehrere Sprachen oder alte Schriftarten enthalten können.

7. Datenschutz und rechtliche Überlegungen

Bei der Digitalisierung von Akten oder sensiblen Dokumenten müssen Datenschutzbestimmungen und Urheberrechte beachtet werden.

a. Vertrauliche Informationen

Stellen Sie sicher, dass alle vertraulichen Daten geschützt werden. Dies kann beinhalten, dass bestimmte personenbezogene Daten unkenntlich gemacht werden müssen, bevor die Dokumente gescannt werden.

b. Urheberrecht und Zugangsbeschränkungen

Überprüfen Sie, ob Urheberrechte oder andere Zugangsbeschränkungen auf die zu scannenden Dokumente zutreffen. Es muss sichergestellt werden, dass die Digitalisierung rechtlich zulässig ist, insbesondere bei der Veröffentlichung der digitalisierten Inhalte.

Fazit

Die Vorbereitung der Dokumente für die Digitalisierung ist ein unverzichtbarer Schritt, um die Integrität und Qualität der digitalisierten Inhalte sicherzustellen. Durch die Bewertung des Zustands der Dokumente, die Reinigung, Sortierung und sachgemäße Handhabung können potenzielle Probleme während des Scannens vermieden werden. Dies gilt insbesondere für historische oder empfindliche Dokumente, die besondere Pflege benötigen. Eine gründliche Vorbereitung verbessert nicht nur die Qualität der Digitalisate, sondern erleichtert auch die Verarbeitung und Organisation der digitalen Dateien, was den Gesamtprozess effizienter macht.