Hobbyraum

Die Verwendung von veralteter oder unsachgemäßer Software bei der Digitalisierung kann zu erheblichen Problemen und Einschränkungen im gesamten Prozess führen. Die Qualität, Effizienz und langfristige Nutzbarkeit der digitalisierten Daten hängt stark von der eingesetzten Software ab. Fehler oder Mängel in der Software können zu unzureichenden Ergebnissen führen, den Zugang zu den digitalen Inhalten erschweren oder sogar Datenverluste verursachen.

Hier sind die wichtigsten Auswirkungen und Risiken der Verwendung veralteter oder unsachgemäßer Software in Digitalisierungsprojekten:

1. Sicherheitsrisiken

Veraltete Software wird oft nicht mehr regelmäßig aktualisiert, was sie anfällig für Sicherheitslücken macht. Diese Schwachstellen können von Cyberkriminellen ausgenutzt werden, um auf die digitalisierten Daten zuzugreifen oder sie zu manipulieren. Besonders in Archiven, Bibliotheken und Museen, wo sensible oder urheberrechtlich geschützte Inhalte digitalisiert werden, ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff von höchster Bedeutung.

2. Inkompatibilität mit neuen Formaten und Technologien

Software, die nicht regelmäßig aktualisiert wird, ist oft nicht in der Lage, moderne Dateiformate oder neueste Technologien zu unterstützen. Dies kann zu Problemen führen, wenn versucht wird, digitale Inhalte in aktuellen Formaten zu speichern, die mit älteren Programmen nicht kompatibel sind. Langfristig können solche Dateien unzugänglich werden, da moderne Geräte und Anwendungen diese Formate möglicherweise nicht mehr unterstützen.

3. Minderwertige Ausgabequalität

Unsachgemäße oder veraltete Software kann zu minderwertigen Digitalisierungen führen. Dies umfasst:

• Schlechte Bildqualität: Bildbearbeitungs- oder Scan-Software, die nicht den neuesten Standards entspricht, kann zu unscharfen, verrauschten oder verzerrten Bildern führen.
• Fehlerhafte Texterkennung (OCR): Veraltete OCR-Software ist oft ungenau und kann nicht mit modernen Schriftarten, Layouts oder Sprachen umgehen, was zu falschen Ergebnissen bei der Texterkennung führt.

4. Verlust von Metadaten

Metadaten sind entscheidend für die Organisation, Auffindbarkeit und Nutzbarkeit von digitalisierten Inhalten. Veraltete oder unsachgemäße Software kann Metadaten falsch speichern oder sie gar nicht erfassen. Dies beeinträchtigt die langfristige Verwaltung und den Zugriff auf digitale Archive erheblich. Moderne Software bietet oft erweiterte Möglichkeiten zur Erfassung und Pflege von Metadaten, die für die Langzeitarchivierung unverzichtbar sind.

5. Fehlende Automatisierung und Effizienz

Moderne Software bietet häufig Funktionen zur Automatisierung vieler Digitalisierungsprozesse, wie etwa das automatische Zurechtschneiden, die Texterkennung oder die Stapelverarbeitung großer Mengen von Dateien. Veraltete Software hat oft begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten, was den Digitalisierungsprozess verlangsamt und manuelle Arbeit erfordert. Dies führt zu einem ineffizienten Einsatz von Ressourcen und erhöhten Kosten.

6. Eingeschränkte Langzeitarchivierung

Die langfristige Speicherung und Zugänglichkeit digitaler Inhalte erfordert Software, die aktuelle Archivierungsstandards unterstützt. Veraltete Software kann Schwierigkeiten haben, diese Standards zu erfüllen, was zu einer fehlerhaften Langzeitarchivierung führen kann. Beispiele sind unzureichende Komprimierungsmethoden, fehlende Unterstützung für offene Archivierungsformate (wie PDF/A oder TIFF) oder das Fehlen von Funktionen zur Sicherstellung der Integrität der Daten.

7. Mangelnde Benutzerfreundlichkeit

Veraltete oder unsachgemäße Software kann oft eine veraltete Benutzeroberfläche oder begrenzte Benutzerfunktionen aufweisen, was die Bedienung erschwert. In vielen Fällen können neuere Softwarelösungen eine bessere Benutzererfahrung bieten, indem sie intuitiver und effizienter gestaltet sind, was die Fehlerquote im Digitalisierungsprozess reduziert und das Personaltraining erleichtert.

8. Kosten für Nachbearbeitung und Migration

Die Verwendung unsachgemäßer Software kann zu Digitalisierungen von minderer Qualität führen, die später eine aufwendige Nachbearbeitung oder sogar eine erneute Digitalisierung erfordern. Veraltete Software kann auch den Migrationsaufwand erhöhen, wenn digitale Inhalte in neuere Systeme oder Formate übertragen werden müssen. Dieser Prozess ist oft zeitaufwendig und kostspielig und kann zu Datenverlusten oder weiteren Komplikationen führen.

Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen durch veraltete oder unsachgemäße Software

Um die oben genannten Risiken zu minimieren, sollten Organisationen folgende Maßnahmen ergreifen:

• Regelmäßige Software-Updates: Software sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Sicherheitsstandards entspricht und mit aktuellen Dateiformaten sowie Betriebssystemen kompatibel bleibt.

• Einsatz spezialisierter Software: Es sollte darauf geachtet werden, dass die verwendete Software auf die speziellen Anforderungen des jeweiligen Digitalisierungsprojekts abgestimmt ist. Dazu gehört die Unterstützung von High-Fidelity-Digitalisierungen, Texterkennung (OCR) oder die Bearbeitung von speziellen Dateiformaten wie großformatigen Bildern oder 3D-Scans.

• Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten im Umgang mit der eingesetzten Software regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die Software effizient nutzen und Fehler vermeiden.

• Regelmäßige Qualitätssicherung: Es sollten regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden, um die Qualität der digitalisierten Inhalte sicherzustellen. Dies hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich auf größere Teile des Archivs auswirken.

• Nutzung offener und zukunftssicherer Formate: Der Einsatz von Dateiformaten, die breit unterstützt werden und für die Langzeitarchivierung geeignet sind (wie PDF/A, TIFF oder JPEG2000), sollte gefördert werden. Dies stellt sicher, dass die digitalisierten Inhalte auch in Zukunft zugänglich bleiben.

Fazit

Die Verwendung von veralteter oder unsachgemäßer Software kann den gesamten Digitalisierungsprozess erheblich beeinträchtigen und die langfristige Zugänglichkeit und Qualität der digitalisierten Inhalte gefährden. Um dies zu verhindern, ist es unerlässlich, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und spezialisierte, gut gewartete Softwarelösungen zu verwenden, die den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Digitalisierungsprojekts entsprechen. Dies sichert nicht nur die Qualität der Ergebnisse, sondern auch die Effizienz und Nachhaltigkeit des Prozesses.