Das Fehlen von Backups und eine falsche Archivierung bei der Digitalisierung können schwerwiegende Folgen haben, die den gesamten Digitalisierungsprozess gefährden und den langfristigen Zugang zu den digitalisierten Inhalten beeinträchtigen. Diese Probleme betreffen sowohl die Sicherung der digitalen Daten als auch ihre ordnungsgemäße Verwaltung und Organisation. Hier sind die wichtigsten Risiken und Herausforderungen, die durch den Mangel an Backups und eine fehlerhafte Archivierung entstehen:
1. Verlust von Daten
Ohne regelmäßige Backups besteht ein erhebliches Risiko, dass Daten durch technische Probleme, Hardwareausfälle, Softwarefehler oder Cyberangriffe verloren gehen. Festplatten, Server oder Cloud-Dienste können aus verschiedenen Gründen versagen, und wenn keine Sicherungskopie der digitalisierten Inhalte existiert, kann dies zum vollständigen Verlust dieser Daten führen. Besonders bei einmaligen Digitalisierungsprojekten, wie der Digitalisierung von historischen Dokumenten oder Kunstwerken, ist dieser Verlust unwiederbringlich.
2. Beschädigte oder unvollständige Datensätze
Selbst wenn einige Daten nicht vollständig verloren gehen, kann es vorkommen, dass bestimmte Dateien beschädigt oder unvollständig gespeichert werden. Ohne ein funktionierendes Backup, das den Zustand der Daten vor der Beschädigung sichert, können solche Fehler schwer zu beheben sein. Ein fehlerhaftes Archivierungssystem kann zudem dazu führen, dass unvollständige Versionen von Dateien gespeichert werden, was den Informationswert und die Nutzbarkeit der digitalisierten Inhalte verringert.
3. Inkompatibilität bei der Langzeitarchivierung
Eine unsachgemäße Archivierung kann dazu führen, dass digitale Inhalte in veralteten oder proprietären Formaten gespeichert werden, die in Zukunft möglicherweise nicht mehr lesbar sind. Ohne ein durchdachtes Archivierungssystem, das offene und zukunftssichere Formate verwendet, könnte der langfristige Zugriff auf die digitalisierten Daten gefährdet sein. Dies ist besonders problematisch für Archive, Bibliotheken und Museen, die ihre digitalisierten Sammlungen für kommende Generationen bewahren wollen.
4. Mangelnde Wiederherstellbarkeit bei Katastrophen
Ohne ein gut strukturiertes Backup-System gibt es im Falle von Katastrophen, wie Naturkatastrophen, Bränden oder Cyberangriffen, keine Möglichkeit, die digitalen Inhalte wiederherzustellen. Backups sollten nicht nur lokal, sondern auch an geografisch getrennten Standorten gespeichert werden, um im Falle eines lokalen Ausfalls eine Wiederherstellung zu ermöglichen. Ein Mangel an dezentralen Backups erhöht das Risiko eines totalen Datenverlustes.
5. Ineffiziente Archivierung und schlechte Auffindbarkeit
Eine falsche Archivierung der digitalisierten Inhalte kann dazu führen, dass Dateien schlecht organisiert, falsch benannt oder in inkonsistenten Strukturen gespeichert werden. Dies erschwert das Auffinden der digitalen Inhalte und behindert die effiziente Nutzung und Verwaltung des digitalen Archivs. Die Metadaten, die für die korrekte Beschreibung und Kategorisierung der Dateien notwendig sind, könnten fehlen oder ungenau sein, was die Recherche und den Zugriff auf bestimmte Dokumente erheblich erschwert.
6. Rechtskonforme Archivierung
In vielen Bereichen, insbesondere in öffentlichen Institutionen oder Unternehmen, gibt es rechtliche Anforderungen an die Archivierung von digitalen Daten. Dies betrifft sowohl den Schutz der Daten vor Verlust als auch die Sicherstellung der Unveränderlichkeit und Authentizität der archivierten Inhalte. Eine falsche Archivierung, die diese Vorgaben nicht berücksichtigt, kann rechtliche Probleme verursachen und die Integrität der digitalisierten Dokumente gefährden.
Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen durch fehlende Backups und falsche Archivierung
Um diese Risiken zu minimieren, sollten folgende Maßnahmen getroffen werden:
1. Regelmäßige und automatische Backups
Backups sollten regelmäßig und möglichst automatisch durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen. Es ist ratsam, mehrere Backup-Versionen zu speichern, um im Falle einer Datenkorruption auf ältere Versionen zugreifen zu können. Ein 3-2-1-Backup-Ansatz ist eine bewährte Methode:
- 3 Kopien der Daten (Original und zwei Backups),
- 2 verschiedene Speichermedien (z. B. Festplatten und Cloud),
- 1 Backup an einem externen Ort (außerhalb des Hauptstandorts).
2. Verwendung von zukunftssicheren Dateiformaten
Die Wahl des richtigen Dateiformats für die Archivierung ist entscheidend. Offene, standardisierte Formate wie PDF/A für Dokumente, TIFF für Bilder und WAV für Audiodateien sollten bevorzugt werden, da sie eine langfristige Zugänglichkeit gewährleisten. Proprietäre Formate könnten in Zukunft nicht mehr unterstützt werden, was die Nutzung und das Öffnen der Dateien erschweren oder unmöglich machen könnte.
3. Metadaten-Management
Eine ordnungsgemäße Archivierung erfordert eine detaillierte und konsistente Erfassung von Metadaten. Metadaten beschreiben die Inhalte der Dateien und ermöglichen eine effiziente Suche und Verwaltung. Dazu gehören Informationen wie der Titel, der Erstellungszeitpunkt, die Quelle, die Dateigröße und der Dateityp. Ein gut organisiertes Metadaten-Management-System ist unverzichtbar für die langfristige Nutzbarkeit eines digitalen Archivs.
4. Versionierung von Backups
Es ist wichtig, nicht nur eine einzige Backup-Version zu haben, sondern eine Historie der Backups zu pflegen. Dies stellt sicher, dass im Falle von Fehlern, die erst später entdeckt werden, auf frühere, intakte Versionen zugegriffen werden kann. Die Versionierung sollte Teil eines umfassenden Backup-Plans sein.
5. Langzeitarchivierung und Migrationsstrategie
Ein ordnungsgemäßes Archivierungssystem sollte darauf ausgelegt sein, die Langzeitarchivierung der Daten zu gewährleisten. Dies beinhaltet die Planung und Durchführung von Datenmigrationen, um sicherzustellen, dass die Daten auch in zukünftigen technologischen Umgebungen weiterhin zugänglich bleiben. Ein regelmäßiges Monitoring der Formate und Speichersysteme ist notwendig, um rechtzeitig auf technologische Veränderungen reagieren zu können.
6. Redundante Speicherung
Neben lokalen und externen Backups sollten Daten auf verschiedenen Medien und an mehreren Standorten gespeichert werden. Cloud-Backup-Lösungen bieten eine kostengünstige und flexible Möglichkeit, zusätzliche Sicherheitskopien der Daten an einem externen Ort zu speichern. Wichtig ist, dass diese Daten jederzeit zugänglich und wiederherstellbar sind.
7. Regelmäßige Tests der Backup-Systeme
Ein Backup-System ist nur so gut wie seine Fähigkeit, Daten im Notfall wiederherzustellen. Regelmäßige Tests der Backup-Systeme und Wiederherstellungsprozesse sind daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Backups ordnungsgemäß funktionieren und die Daten bei Bedarf schnell und vollständig wiederhergestellt werden können.
Fazit
Das Fehlen von Backups und eine falsche Archivierung sind schwerwiegende Risiken in jedem Digitalisierungsprojekt. Ohne Backups sind die digitalisierten Daten bei technischen oder menschlichen Fehlern gefährdet, und eine unsachgemäße Archivierung kann die langfristige Nutzbarkeit und den Zugang zu diesen Daten erheblich beeinträchtigen. Durch den Einsatz moderner Backup- und Archivierungssysteme, die Verwendung zukunftssicherer Formate und regelmäßige Qualitätssicherung können diese Risiken jedoch minimiert und die Integrität sowie die Verfügbarkeit der digitalisierten Inhalte langfristig gesichert werden.