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Die Scan-Einstellungen und Qualitätssicherung sind entscheidende Faktoren für den Erfolg jeder Digitalisierungsinitiative, sei es bei der Erfassung von Dokumenten, Büchern, Fotos oder historischen Manuskripten. Um sicherzustellen, dass die digitalisierten Inhalte den höchsten Standards entsprechen und langfristig genutzt werden können, müssen spezifische Einstellungen bei der Digitalisierung berücksichtigt und Qualitätskontrollen durchgeführt werden. Dieser Prozess hilft nicht nur, die besten Ergebnisse zu erzielen, sondern auch, Probleme wie Lesbarkeit, Auflösung und Farbgenauigkeit zu vermeiden.

1. Wichtige Scan-Einstellungen

a. Auflösung (dpi – dots per inch)

Die Auflösung ist eine der wichtigsten Einstellungen beim Scannen. Sie bestimmt die Detailgenauigkeit des digitalen Bildes und wird in dpi (dots per inch) gemessen. Je höher die dpi-Zahl, desto mehr Details werden erfasst.

• 300 dpi: Dies ist die Standardauflösung für die meisten Textdokumente und reicht in der Regel aus, um lesbaren Text zu erzeugen und die Dokumente durchsuchbar zu machen. Diese Auflösung eignet sich gut für Bürodokumente, einfache Akten und Manuskripte.

• 600 dpi: Diese höhere Auflösung wird empfohlen für detailliertere Dokumente, insbesondere für historische Manuskripte, stark beschädigte Texte, Zeichnungen oder Dokumente mit kleinen Schriftarten. Auch für Bücher, bei denen eine höhere Qualität gewünscht wird, oder für Archivierungszwecke ist 600 dpi oft sinnvoll.

• 1200 dpi und mehr: Für besonders wichtige oder stark detaillierte Dokumente, wie technische Zeichnungen, Landkarten, Kunstwerke oder Fotografien, sollte eine noch höhere Auflösung gewählt werden, um alle feinen Details und Strukturen zu erfassen.

b. Farbtiefe

Die Farbtiefe gibt an, wie viele Farbinformationen im Bild erfasst werden. Sie wird in Bit gemessen, wobei höhere Bit-Zahlen zu besseren Farbübergängen und feineren Schattierungen führen.

• 24-Bit-Farbe: Dies ist der Standard für die meisten Farbscans und erfasst mehr als 16 Millionen Farben. Diese Einstellung ist ideal für Farbphotos, farbige Buchseiten oder Dokumente mit farbigen Illustrationen.

• 48-Bit-Farbe: Diese Einstellung wird für professionelle Anwendungen verwendet, bei denen eine besonders hohe Farbtiefe und Detailgenauigkeit erforderlich ist, z. B. bei der Archivierung von Kunstwerken, alten Fotografien oder Manuskripten mit feinen Farbunterschieden.

• 8-Bit-Graustufen: Für Schwarzweiß-Dokumente oder Texte mit wenigen Farben reicht die 8-Bit-Graustufen-Option aus. Sie erfasst 256 Graustufen und ist besonders nützlich für historische Dokumente, die keine Farben enthalten, aber feine Schattierungen aufweisen.

• 1-Bit-Schwarzweiß: Diese Einstellung wird für reine Textdokumente verwendet, bei denen keine Grautöne oder Farben erforderlich sind. Sie ist platzsparend, jedoch weniger detailreich, da nur schwarze und weiße Pixel erfasst werden.

c. Dateiformate

Die Wahl des richtigen Dateiformats ist entscheidend für die Qualität, Nutzbarkeit und Langzeitarchivierung der gescannten Inhalte.

• TIFF (Tagged Image File Format): Ein verlustfreies Format, das sich gut für die Archivierung eignet. TIFF-Dateien speichern alle Bilddetails ohne Komprimierung, was zu einer größeren Dateigröße führt, aber die höchste Qualität bewahrt. Ideal für Langzeitarchivierungen, in denen Details und Bildtreue entscheidend sind.

• JPEG (Joint Photographic Experts Group): Ein komprimiertes Format, das für farbige Bilder und Fotos verwendet wird. Es reduziert die Dateigröße erheblich, was es für die Webnutzung und die digitale Verbreitung geeignet macht. Allerdings führt es zu einem Verlust an Bildqualität, der bei wiederholtem Speichern kumulativ ist.

• PDF/A: Ein Format für die Langzeitarchivierung von Textdokumenten, das sicherstellt, dass die Dokumente in Zukunft lesbar bleiben. Es ist ideal für durchsuchbare Dokumente, die Text und Bild miteinander kombinieren.

• PNG (Portable Network Graphics): Ein verlustfreies Format, das sich gut für die Webnutzung eignet und eine hohe Bildqualität bei relativ kleiner Dateigröße bietet. Es wird oft für einfache Grafiken, Logos oder Diagramme verwendet.

d. Farbmodus

Je nach Art des Dokuments kann der Farbmodus angepasst werden:

• Farbe: Für farbige Bilder, Fotos, Karten oder Dokumente mit farbigen Illustrationen.

• Graustufen: Für Schwarz-Weiß-Fotos, historische Dokumente oder handschriftliche Dokumente, die keine Farben, aber verschiedene Schattierungen enthalten.

• Schwarzweiß (Monochrom): Für einfache Textdokumente oder stark kontrastreiche Zeichnungen, bei denen keine Farb- oder Grauinformationen wichtig sind.

e. Kompressionseinstellungen

Kompression spielt eine Rolle bei der Reduzierung der Dateigröße, insbesondere bei JPEG- oder PDF-Dateien. Es ist wichtig, einen Kompromiss zwischen Dateigröße und Bildqualität zu finden. Zu hohe Kompression führt zu einer deutlichen Verschlechterung der Bildqualität (Artefakte, Unschärfen).

2. Qualitätssicherung bei der Digitalisierung

Qualitätssicherung ist ein wichtiger Aspekt bei der Digitalisierung, um sicherzustellen, dass die gescannten Dokumente oder Bilder die gewünschte Qualität und Genauigkeit haben. Hier sind einige zentrale Maßnahmen:

a. Testscans und Kalibrierung

Bevor der eigentliche Scanvorgang beginnt, sollten Testscans durchgeführt werden, um die richtigen Einstellungen für das spezifische Dokument oder Projekt zu finden. Die verwendeten Scanner und Software sollten zudem regelmäßig kalibriert werden, um sicherzustellen, dass sie Farben, Kontraste und Auflösungen korrekt erfassen.

• Farbkalibrierung: Scanner müssen regelmäßig kalibriert werden, um eine konsistente und genaue Farbwiedergabe sicherzustellen. Spezielle Farbkalibrierungstafeln (z. B. IT8-Target) werden verwendet, um den Scanner auf standardisierte Farbprofile einzustellen.

b. Manuelle Qualitätskontrollen

Eine visuelle Überprüfung jedes gescannten Dokuments ist essenziell, um sicherzustellen, dass keine Seiten fehlen, Texte korrekt erkannt wurden (bei OCR-Anwendungen) und die Bildqualität den Anforderungen entspricht. Aspekte wie Bildschärfe, Lesbarkeit und Kontrast sollten überprüft werden.

• Fehlerüberprüfung: Bei historischen Manuskripten oder komplexen Layouts kann es zu Fehlern kommen, etwa durch verzerrte Scans, Schatten, unklare Bereiche oder fehlende Teile des Dokuments. Diese sollten durch manuelle Inspektion oder stichprobenartige Überprüfungen erkannt werden.

c. Automatische Qualitätskontrollen

Moderne Digitalisierungssysteme bieten auch automatisierte Qualitätsprüfungen, die bestimmte Fehler wie unscharfe Scans, Verzerrungen oder unvollständige Seiten erkennen und eine erneute Digitalisierung anfordern können. Diese Tools bieten eine erste Schutzlinie, um grobe Fehler zu verhindern.

d. Bildnachbearbeitung

Manchmal erfordert das gescannte Material eine Nachbearbeitung, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Dazu gehören:

• Schräglagenkorrektur (Deskewing): Automatische Korrektur von schiefen oder gekippten Seiten, um den Text horizontal auszurichten.
• Bildbeschneidung: Automatische oder manuelle Zuschneidung, um ungenutzte oder leere Ränder zu entfernen und den Fokus auf den Text oder das Bild zu legen.
• Bildschärfung und Kontrastanpassung: Durch Nachbearbeitung kann der Kontrast erhöht und das Bild geschärft werden, um die Lesbarkeit zu verbessern, insbesondere bei verblassten oder stark genutzten Dokumenten.

e. Texterkennung (OCR)

Bei der Digitalisierung von Textdokumenten wird OCR (Optical Character Recognition) eingesetzt, um den gescannten Text in durchsuchbaren, bearbeitbaren Text umzuwandeln. Die Genauigkeit der OCR-Erkennung sollte stichprobenartig überprüft werden, insbesondere bei historischen Dokumenten oder schwer lesbaren Texten.

• Manuelle Korrektur: OCR kann Fehler produzieren, insbesondere bei nicht standardisierten Schriften, historischen Manuskripten oder handschriftlichen Texten. Manuelle Korrekturen sind oft notwendig, um sicherzustellen, dass der Text korrekt erfasst wurde.

3. Langzeitarchivierung und Dateisicherung

a. Dateiformate und Langzeitarchivierung

Für die Langzeitarchivierung sind verlustfreie Formate wie TIFF oder PDF/A ideal. Diese Formate gewährleisten, dass keine Informationen verloren gehen und dass die Dateien auch in Jahrzehnten noch zugänglich sind.

b. Datensicherung

Die Sicherung der gescannten Dokumente sollte durch ein umfassendes Backup-System erfolgen. Eine oft verwendete Methode ist das 3-2-1-Backup-Prinzip:

• 3 Kopien der Daten,
• 2 verschiedene Speicherorte (z. B. lokale Festplatte und Cloud-Speicher),
• 1 Kopie an einem externen Standort, um Katastrophen wie Feuer oder Überschwemmungen vorzubeugen.

c. Metadaten-Erfassung

Eine vollständige Metadaten-Erfassung ist notwendig, um die digitalen Dateien korrekt zu beschreiben und sie leicht durchsuchbar zu machen. Diese Metadaten umfassen Informationen wie:

• Titel des Dokuments
• Erstellungsdatum
• Urheber/Autor
• Inhaltliche Schlagwörter

Metadatenstandards wie Dublin Core oder METS helfen dabei, diese Informationen konsistent zu erfassen.

Fazit

Die richtigen Scan-Einstellungen und eine gründliche Qualitätssicherung sind entscheidend, um hochwertige Digitalisierungen von Dokumenten und anderen physischen Medien zu gewährleisten. Von der Wahl der Auflösung und des Farbmodus bis hin zur Nachbearbeitung und der Sicherung der Daten müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden, um die Integrität, Lesbarkeit und Langlebigkeit der digitalisierten Inhalte sicherzustellen. Durch den Einsatz moderner Tools zur Automatisierung und manuelle Überprüfung kann die Qualität kontinuierlich überwacht und optimiert werden, sodass die digitalen Kopien den Originalen in Nützlichkeit und Qualität möglichst nahekommen.